DMS, Workflow, Archiv

Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort: ein wettbewerbsentscheidender Faktor!

Dokumentgestützte Geschäftsprozesse machen einen hohen Anteil in der Wertschöpfungskette eines Unternehmens aus. Die wachsende Dokumentenflut führt dazu, dass mit der Verwaltung, Aktualisierung, Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten tagtäglich wertvolle Arbeitszeit gebunden wird, die anderen Tätigkeitsfeldern der Unternehmen verloren geht. So verursacht die manuelle Dokumentenadministration mit 40 bis 60 Prozent der aufgewendeten Arbeitszeit und bis zu 45 Prozent der gesamten Gehaltskosten empfindliche Umsatzeinbußen. Laut Statistik gehen im Schnitt ganze 3 Prozent aller Dokumente für immer verloren.*

Werden auch Sie in Ihrem Berufsalltag tagtäglich mit einer Flut von Informationen regelrecht überschüttet? Auch, weil Ihre EDV-Systeme immer mehr davon produzieren? Die Suche nach Informationen, die in Papieren, Belegen, Dokumenten, in E-Mails, Dateien enthalten sind, kostet zuviel Zeit?
 

Erleichtern Sie sich die Arbeit.

Mit Dokumentenmanagement, Workflow-Management und -Archivierung setzen Sie auf ein leistungsstarkes System für Ihre dokumentenbasierten Geschäftsprozesse:

• Dokumentenmanagement kann Ihnen bereits mit wenigen integrierten Basisfunktionen einen großen Nutzen bringen (80/20-Regel).
• Sie sparen Zeit und Kosten durch schnellere und effizientere Ablage.
• Sie beschleunigen interne Abläufe durch einfache Suche und Workflows.
• Sie erhöhen die Service-Qualität durch schnellere und gezieltere Informationen zu Projekten und Kunden.
• Sie profitieren von einer zentralen Sicht auf alle gesammelten Informationen, ob auf den vom System generierten Report, das manuell erstellte Word-Dokument, die gescannte Eingangsrechnung oder die Bestellung eines Kunden per E-Mail.
• Sie archivieren auch Ihre elektronischen Dokumente rechtssicher.

Anforderungen an die Technologie:
Dokumentenmanagement ist nicht einfach eine Softwareanwendung. Im Idealfall ist es eine Basistechnologie zur zentralen Verwaltung aller Dokumente eines Unternehmens, die höchsten Anforderungen an die Zukunftssicherheit genügt und durch ihre organisatorische und technische Einfachheit überzeugt.

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen und nachhaltigen Einführung liegt in der  Erfüllung folgender Anforderungen: 

• Nahtlose Integration vorhandener Unternehmenssoftware: Erforderlich dafür sind offene und flexible Schnittstellen sowie einfache und einheitliche Benutzeroberflächen für: Buchhaltung (ERP), Warenwirtschaft (WaWi), Kundenverwaltung (CRM), Business-Intelligence (BI), Office-Anwendungen, Kommunikation (E-Mail, Fax, EDI), ....
• Geringer Installations-und Wartungsaufwand
• Einfache Konzepte, z.B. für die Vergabe von Benutzerrechten
• Transparenz der Kosten und des Abrechnungsmodells (Wartung)
• Flexibilität: Die DMS-Lösung sollte mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen können.
• Skalierbarkeit: Durch die zunehmende Anzahl an Dokumenten und den beschleunigten Austausch wachsen die Anforderungen an die Verarbeitungsgeschwindigkeit.
• Offenheit: Verwendung offener, nicht-proprietärer Schnittstellen, Vermeidung der Abhängigkeit von einem Anbieter

Wir unterstützen Sie dabei, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen, sorgen in der Folge für die Installation und Anpassung an Ihre betriebsspezifischen Anforderungen und für eine behutsame Optimierung Ihrer gewohnten Arbeitsabläufe.

*Quelle: Verschiedene Studien