Posteingangslösung

Verursachen Ihre täglich eintreffenden Postsendungen lange Verarbeitungszeiten und hohe Kosten?

Durchdachte Posteingangslösungen ermöglichen Ihnen eine einheitliche und vollautomatisierte papierlose Verarbeitung aller Dokumente. Sie sparen Zeit, Geld, Papier und Ärger mit dem Finanzamt. Denn Sie können dadurch auch die gesetzlichen Anforderungen, die mit der Aufbewahrungspflicht digitaler Dokumente verbunden sind, erfüllen.

Die erste Station der Dokumentenbearbeitung ist häufig die Poststelle. Bereits hier verschenken viele Unternehmen, die ihre Briefe noch manuell sortieren und in Postkörbe legen, viel Zeit und Geld. Wesentlich effektiver ist es, über spezialisierte Lösungen zunächst sämtliche Schreiben zu scannen und die Inhalte auszulesen. Die nun elektronisch vorliegenden Dokumente werden klassifiziert und über vorher definierte oder Ad-hoc-Workflows sofort dem zuständigen Mitarbeiter zugestellt, der die Inhalte ohne manuelles Abtippen leicht weiterbearbeiten kann. Neben der schnelleren Verteilung und der einfachen Weiterverarbeitung bietet die Automatisierung des Posteingangs auch den Vorteil der besseren Dokumentation. Es entstehen homogene elektronische Akten, beispielsweise mit sämtlichen E-Mails, Notizen oder internen Projektunterlagen, die die komplette Kommunikation eines Einzelfalls lückenlos dokumentieren. Diese Dokumentation erlaubt beispielsweise, auf Kundenfragen sofort zu reagieren:

• keine lästige Recherche im Papierarchiv
• keine zeitraubende Suche in Aktenordnern
• keine Rückrufe zu Lasten des Unternehmens

Wir stehen Ihnen für alle Arbeiten, die erfahrungsgemäß im Vorfeld und während der Einführung gemacht werden sollten, entweder unterstützend als Berater oder ausführend und umsetzend zur Seite:

• Posteingangsanalyse
• Aktenstrukturaufbau
• Infrastrukturanalyse
• Definition der Anforderungen an das System (Grobkonzept)
• Ausarbeitung zum Pflichtenheft
• Anwender- und Benutzerkonzept
• Sicherungskonzept
• Pilotierung
• Dokumentation und Anpassung
• Abnahme
• Ausbildung und Training

Individuell an Ihre Ressourcen angepaßt.